REQUEST FOR SOLUTIONS TO SUSPENSION OF VISA APPLICATION/THE PORTUGUESE CONSULATE IN JAPAN

----------English ver----------（Portuguese and Japanese ver are written below.)

Dear Representatives at the Ministry of Foreign Affairs of Portugal, the Portuguese Embassy, and the Portuguese Consulate,

We hope this message finds you well. We would like to bring to your attention the current situation regarding visa issuance at the Portuguese Consulate in Japan, and respectfully request your assistance in finding a solution.

Since April 2023, visa issuance has been indefinitely suspended at the Consulate in Japan due to the absence of a staff member caused by illness.

As individuals who have made the life-altering decision to immigrate to Portugal, we cannot accept the suspension of visa issuance due to personal reasons of the consulate staff.

We urgently seek the swift resumption of visa issuance and the implementation of necessary measures to address this issue. Despite the complete suspension of visa services at the Consulate, no official announcement has been made by the Embassy or Consulate regarding the resumption of operations. (Note: This information was obtained through a phone inquiry with the Embassy staff.)

The decision to halt visa issuance based on personal reasons of the staff members is an action that we, as applicants, find unacceptable and one that erodes the trust in the government. Moreover, it is detrimental to the interests of Portugal as a nation.

We, as applicants, have invested significant efforts, finances, and time in pursuing our dreams of immigrating to Portugal. We have made this decision with great sacrifice, some people, including myself are leaving behind our cherished families, friends, and opportunities in Japan. Likewise, the organizations (educational institutions, companies, NGOs, etc.) that have agreed to accept us as part of their community have devoted substantial resources to preparing for our arrival.

Considering the aforementioned points, we firmly believe that the suspension of visa issuance due to personal reasons of the consulate staff causes significant damages (financially, emotionally, and in terms of time) to us and the receiving organizations.

Therefore, we urgently request the following actions:

1. Issuance of an official written statement regarding the current situation and future prospects.

2. Arrangement of temporary replacements during the absence of consulate staff members.

3. Implementation of immediate measures to assist current visa applicants (including providing official information and assurance regarding the possibility of visa change after arrival in Portugal).

4. Establishment of a system to prevent the recurrence of similar issues in the future.

We sincerely hope that you will consider our concerns and take the necessary actions to address this matter promptly. We appreciate your attention and assistance in resolving this situation, as it holds great significance for our lives and aspirations.

Thank you for your understanding and cooperation.

Yours faithfully, 

May 14, 2023

All those who wish to apply for a visa in Portugal. 

----------Versão portuguesa---------

Caros representantes do Ministério dos Negócios Estrangeiros de Portugal, da Embaixada de Portugal e do Consulado de Portugal,

Esperamos que esta mensagem vos encontre bem. Gostaríamos de chamar a vossa atenção para a situação actual relativa à emissão de vistos no Consulado de Portugal no Japão, e solicitamos respeitosamente a vossa ajuda para encontrar uma solução.

Desde Abril de 2023, a emissão de vistos está suspensa por tempo indeterminado no Consulado do Japão devido à ausência de um funcionário por motivo de doença.

Como indivíduos que tomaram a decisão de imigrar para Portugal, não podemos aceitar a suspensão da emissão de vistos devido a razões pessoais dos funcionários do consulado.

Solicitamos urgentemente a rápida retoma da emissão de vistos e a aplicação das medidas necessárias para resolver esta questão. Apesar da suspensão total dos serviços de vistos no Consulado, não foi feito qualquer anúncio oficial pela Embaixada ou pelo Consulado relativamente ao reinício das operações. (Nota: Esta informação foi obtida através de um inquérito telefónico ao pessoal da Embaixada).

A decisão de suspender a emissão de vistos com base em razões pessoais dos funcionários é uma acção que nós, enquanto requerentes, consideramos inaceitável e que corrói a confiança no governo. Para além disso, é prejudicial para os interesses de Portugal enquanto nação.

Nós, como requerentes, investimos esforços significativos, finanças e tempo na prossecução dos nossos sonhos de imigrar para Portugal. Tomámos esta decisão com grande sacrifício, algumas pessoas, incluindo eu próprio, estão a deixar para trás as suas queridas famílias, amigos e oportunidades no Japão. Da mesma forma, as organizações (instituições de ensino, empresas, ONGs, etc.) que concordaram em aceitar-nos como parte da sua comunidade dedicaram recursos substanciais para preparar a nossa chegada.

Tendo em conta os pontos acima mencionados, acreditamos firmemente que a suspensão da emissão de vistos devido a razões pessoais do pessoal do consulado causa danos significativos (financeiros, emocionais e em termos de tempo) para nós e para as organizações de acolhimento.

Por conseguinte, solicitamos com urgência as seguintes acções

1. Emissão de uma declaração oficial por escrito sobre a situação actual e as perspectivas futuras.

2. Arranjo de substitutos temporários durante a ausência dos membros do pessoal do consulado.

3. Implementação de medidas imediatas para ajudar os actuais requerentes de visto (incluindo a prestação de informações oficiais e a garantia da possibilidade de alteração do visto após a chegada a Portugal).

4. Estabelecimento de um sistema para evitar a repetição de problemas semelhantes no futuro.

Esperamos sinceramente que tenha em conta as nossas preocupações e tome as medidas necessárias para resolver este assunto rapidamente. Agradecemos a vossa atenção e assistência na resolução desta situação, que tem um grande significado para as nossas vidas e aspirações.

Agradecemos a vossa compreensão e cooperação.

Com os melhores cumprimentos,

14 de Maio de 2023

Todos aqueles que pretendam requerer um visto em Portugal.

----------以下、日本語版----------

ポルトガル外務省、ポルトガル大使館、ポルトガル領事館 代表者の皆様へ

私たちは、ポルトガルへの渡航、ビザ申請を強く希望する日本国籍の者です。ここに、現在の状況についての重要な懸念をお伝えし、ご協力をお願いしたく存じます。

在日ポルトガル領事館ビザ発給ご担当者の病欠により、日本におけるビザ発給が2023年4月以降無期限に停止されており、現在の状況に深く失望しています。

現在、領事館によるビザ発給は完全に停止しており（※）、再開の見通しも立っておらず、大使館や領事館からの公式な案内も得られておりません。（※貴館スタッフへの電話問い合わせによる回答です。）

私たちの人生を大きく左右する重要な手続きが、貴館職員の個人的な事情によって、中断されることは到底受け入れられません。この機会を通じて、迅速なビザ発給の再開と、緊急な対策の実施を強く要望いたします。私たち申請者は、多大な労力、資金、時間を費やし、多くの方が、大切な家族や友人、そして日本における人生の選択肢を置いて、ポルトガルへの移住を決意しております。また、私たちを受け入れる組織（教育機関、企業、NGOなど）も、受け入れ体制を整えるために多大な労力と資金を費やしています。

加えて、ビザ発給業務が停止されていることは、両国の関係や交流を阻害するものであり、両国間の信頼関係にも影響を及ぼす恐れがあります。

上記の理由から、職員の個人的な事情によるビザ発給の停止は、私たちや受け入れ組織、両国にとって大きな損害（経済的・精神的・時間的）をもたらすものであり、迅速な改善を要望いたします。

以下は、私たちの要望です。

1. 現状と将来の見通しに関する公式な文書の発行。

2. 領事館職員の不在期間中の臨時代理の手配。

3. 現在のビザ申請希望者を支援するための即時な措置の実施（ポルトガル到着後のビザ変更に関する公式な情報提供・確約を含む）。

4. 今後同様の問題の再発を防止するための制度の確立。

私たちは、御省・貴館がこの問題に対して真摯に取り組み、迅速に解決策を講じて頂けることを心から願っています。どうか、私たちの声に耳を傾けて頂くよう、何卒どうぞ宜しくお願い致します。

 2023年5月14日

ポルトガルビザ申請希望者一同

All those who wish to apply for a visa in Portugal/Todos aqueles que pretendam requerer um visto em Portugal/ポルトガルビザ申請希望者    署名キャンペーンの作成者に問い合わせ